Hey, Hi und Hallo.

Wie lang sind deine E-Mails? Zu lang? Meine auch.

Ich studiere Mediendesign. Eigentlich will ich mich mit schönen Dingen beschäftigen. Selbst schöne Dinge gestalten. Aber erst muss ich E-Mails lesen. E-Mails beantworten. Und die Antwort auf die Antwort wieder lesen. Ein unnötiges Hin und Her der Wörter. Das kostet nicht nur Zeit (mich) und Geld (die Agentur) sondern auch Nerven (Jeden).

Warum E-Mails also nicht kürzer und verständlicher halten? Wenn ich eine SMS oder einen Tweet schreibe überlege ich genau was ich schreibe. Ich habe ja nur 160 oder gar 140 Zeichen. Das macht die Texte kurz, klar und prägnant. Natürlich kann ich eine E-Mail nicht auf eine gewisse Anzahl von Buchstaben begrenzen. Aber für einen Großteil meines Mail-Verkehrs wäre eine Beschränkung auf 5 Sätze sinnvoll.

Schon seit einigen Jahren setzt sich five.sentenc.es für eine freiwillige Beschränkung der E-Mail-Länge ein. Und weil wir eure Lieblingsagentur sind helfen wir euch direkt mit handfesten Tipps eure E-Post zu kürzen.

5 Tipps für effizientere E-Mails:

1. Weg mit dem Rumgeschleime
   Klar ist es nett nach dem vergangenen Wochenende gefragt zu werden. Aber ganz im Ernst: Wir kennen uns nicht wirklich. Und falls doch, dann können wir uns darüber auch außerhalb einer E-Mail unterhalten. Ein einfaches „Guten Tag“ funktioniert genauso gut und kostet weniger Platz und Zeit.
2. Raus mit hohlen Phrasen
   „Ich würde mich sehr darüber freuen, wenn es Ihnen möglich wäre und keine zu großen Umstände macht, dass Sie mich über die bla bla blaaa informieren.“. Wirklich? Niemand braucht so einen Satz. Dann doch lieber direkt: „Bitte informieren sich mich zu…“
3. Schreib auf Deutsch
   Klar, hippe Fachsprache lässt uns intelligent wirken. Wenn wir aber auf zu schlau machen muss unser gegenüber wieder nachfragen. Dann muss man die nächste Mail schreiben und verschwendet wieder Zeit.
4. Schreib klar.
   In der Kürze liegt die Würze, ja. Aber kurz ist nicht alles. Streiche unnötige Füllwörter. Nicht den Inhalt. Auf eine Mail wie „Chris, sei bitte so gut und denk an den Blog.“ kann ich nur mit Gegenfragen antworten. Und wieder geht Zeit verloren. Deswegen lieber „Morgen ist dein Blogbeitrag fällig.“
5. Geh‘ nochmal drüber
   Nimm dir eine Minute bevor du deine Mail abschickst und ließ sie nochmal durch. Ist sie einfach zu verstehen? Kann man was streichen, was nichts mit deinem eigentlichen Punkt zu tun hat? Kann man etwas vereinfachen?

Diese Tipps sind evtl. etwas radikal und werden manch einen Kunden vor den Kopf stoßen. Wenn man das Thema aber direkt anspricht, wird bestimmt keiner entgegnen: „Schreiben Sie mir dennoch möglichst lange E-Mails, denn ich hab viel zu viel Zeit.“

Was sind eure Erfahrungen bei diesem Thema? Nutzt ihr schon diese oder ähnliche Herangehensweisen für den Kampf gegen die E-Mails? Erzählt es uns in den Kommentaren!